Cómo hacer una factura electrónica en Costa Rica (paso a paso)

Todo lo que necesitás tener listo y los pasos para emitir tu primera factura electrónica, cumpliendo con la versión 4.4 de Hacienda.

Actualizado el 30 de setiembre de 2026 · Equilibra

Antes de empezar: qué necesitás

1. Estar inscrito en Hacienda con tu actividad económica. Desde el 6 de octubre de 2025 los trámites se hacen en TRIBU-CR, que reemplazó al ATV.
2. Tu llave criptográfica (archivo .p12) y su PIN: con ella se firman tus comprobantes. Ver cómo obtenerla en TRIBU-CR.
3. Usuario y contraseña de producción para conectar tu sistema de facturación con Hacienda (se generan en el mismo lugar que la llave).
4. Un sistema de facturación (la herramienta gratuita de Hacienda o un programa privado como Equilibra).
5. Tus productos o servicios con su código CABYS, el catálogo de bienes y servicios de Hacienda.

Los pasos para emitir una factura

Con Equilibra el proceso es así (en otros sistemas es parecido):

1. Configurá tu negocio una sola vez: en Ajustes subí tu llave criptográfica, su PIN y el usuario y contraseña de TRIBU-CR, además de tu actividad económica y ubicación.
2. Cargá tus productos con su precio, impuesto y código CABYS (uno por uno o todos de una vez desde un Excel, PDF o foto con inteligencia artificial).
3. Registrá a tu cliente con su cédula y correo: es a donde le llega la factura.
4. Emití la factura: en Ventas → Facturas tocá el botón +, elegí el cliente, si es de contado o crédito, la moneda, y agregá los productos. El IVA y el total se calculan solos.
5. Listo: el sistema firma la factura, la envía a Hacienda, recibe la confirmación y le manda al cliente el PDF y el XML por correo. Vos ves el estado Aceptada en tu lista de facturas.

Qué datos lleva una factura 4.4

• Tus datos como emisor, incluida tu ubicación y actividad económica.
• Los datos del receptor (tu cliente): nombre, identificación y correo.
• El detalle de cada línea: descripción, código CABYS, cantidad, precio, descuentos e impuesto.
• La condición de venta (contado o crédito) y el medio de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, SINPE Móvil, etc.).
• La moneda y, si no es en colones, el tipo de cambio.

¿Factura o tiquete?

La factura electrónica se usa cuando el cliente se identifica (por ejemplo, una empresa que necesita la factura para deducir el gasto). El tiquete electrónico se usa para ventas a consumidor final que no necesita identificarse.

Si Hacienda rechaza la factura

Hacienda devuelve un mensaje con el motivo. Los más comunes: datos del cliente incompletos, código CABYS inválido, credenciales vencidas o una llave criptográfica que ya no está vigente. Un buen sistema te muestra ese motivo en palabras claras y te deja reenviar el comprobante una vez corregido.